De kunst van het afwijzen

Sinds ik solliciteer, ben ik mijn arbeidsmarktcommunicatiecollega’s (wat een woord trouwens) met een andere blik gaan bekijken. In deze economisch krappe tijd krijg je als sollicitant de nodige afwijzingen te verstouwen. Op zich geen probleem, dat calculeer je in als je aan de sollicitatieklus begint. Je weet tenslotte dat jij niet uniek bent en als je dat al bent, je dat moeilijk in een sollicitatiebrief en CV kunt vangen. Maar goed, die afwijzingen. Daar valt voor de gemiddelde communicatiemanager nog heel wat te verbeteren.

HR en communicatie

Daar gaat het in mijn ogen mank, want veel communicatiemanagers hebben werkelijk geen idee wat er naar sollicitanten wordt gecommuniceerd. Ben jij aan de ene kant druk bezig met het opbouwen van je merk en de merkwaarden om klanten een zo positief mogelijk beeld te geven. Wordt dat aan de andere kant net zo hard afgebroken door je eigen HR-afdeling in  de manier waarop zij hun sollicitanten behandelen.

Drie soorten afwijzingen bij sollicitaties

In mijn ogen heb je drie soorten afwijzers.

  1. De zwijgers: we laten gewoon niks horen dan snappen ze vanzelf wel dat ze het niet geworden zijn
  2. De snelle Jelles: we sturen een standaard afwijzing dan hebben ze in ieder geval wat van ons gehoord
  3. De persoonlijkheden: we sturen een mail waarmee we ze afwijzen maar ze mogen er geen slecht gevoel aan over houden

Je begrijpt wel dat mijn favoriet nummer 3 is. Ik zal je vertellen waarom. Als ik moeite doe om een persoonlijke brief te schrijven die aansluit bij de wensen van het bedrijf, mijn CV ook nog update en de moeite neem om dat alles te versturen dan verwacht ik een reactie. Solliciteren werkt namelijk twee kanten op. Ik wil graag bij een bedrijf werken, maar een bedrijf wil ook graag gemotiveerde mensen in dienst nemen.

Laten we zeggen dat iedereen gemiddeld zo’n 45 jaar professioneel werkt. In die 45 jaar zul je geheid een aantal keer van baan wisselen. Solliciteer ik aan het begin van die 45 jaar bij jou en laat jij vervolgens niets meer horen, dan zal ik ook niet bij je terugkomen als ik twintig jaar later een indrukwekkend CV heb opgebouwd.

Iedere sollicitant is een potentiële klant

Hoor ik niets van je terug terwijl ik vol vuur een brief heb zitten tikken, dan zorgt dat ook voor een deuk in mijn vertrouwen in jou als bedrijf. Op ieder moment in mijn (professionele) leven kan ik weer met jou te maken gaan krijgen. Ik kan je klant willen worden. Maar als ik weet dat jij als bedrijf niet eens reageert op sollicitaties, hoe ga je dan om met mij als klant? Ook daarmee kun je dus het potentieel van je bedrijf schaden.

Voor bedrijven die me een standaardafwijzing sturen, koester ik positievere gevoelens maar ook hier zal ik niet gauw terugkeren. Natuurlijk de HR-afdeling heeft het druk. Je wordt momenteel overstelpt met sollicitaties en CV’s maar al die mensen steken tijd en moeite in jouw bedrijf. Ze bezoeken je website, ze googlen je, ze bekijken je pagina op LinkedIn. Ze krijgen op allerlei manieren een bepaald beeld van je organisatie en met een standaard afwijzing wordt dat beeld dat zij hebben gekregen toch onderuit gehaald.

Positief afwijzen loont

Dan komen we nu bij de essentie van mijn betoog. Zorg je dat een sollicitant een goed gevoel overhoudt aan zijn afwijzing dan komen ze bij je terug. Ze zullen graag klant worden. Ze zullen over twintig jaar met hun indrukwekkende CV weer bij je langskomen. En waarom? Omdat jij ze een goed gevoel hebt gegeven. Sollicitanten weten ook wel dat zij niet de enige zijn die op een functie reageren. Ze weten dat er concurrentie is. Ze weten ook dat het druk is. Maar toch hoor je graag, hoe algemeen ook, waarom jij het niet bent geworden.

Hoe wijs je een sollicitant netjes af?

Ik denk dat voor een goede afwijzingsmail of -brief er een aantal factoren zijn die je in je afwijzing kunt verwerken.

  • Geef altijd een ontvangstbevestiging van brief en CV. Hoe klein of ogenschijnlijk onbelangrijk ook, de sollicitant wil graag weten of zijn met bloed-zweet-en-tranen gefabriceerde brief op de juiste plaats in aangekomen.
  • Bedank de sollicitant voor de gedane moeite
  • Vertel hoeveel anderen zich hebben gemeld voor de functie (hoeft niet precies maar een benadering) zodat de sollicitant weet tegen hoeveel concurrentie hij het op heeft moeten nemen
  • Beschrijf welke ervaring de kandidaat heeft die het is geworden en wat daar in doorslaggevend was. Voor veel mensen is dit al genoeg om te weten waarom zij het niet zijn geworden
  • Geef aan dat er regelmatig nieuwe vacatures zijn (als die er zijn natuurlijk) en dat jullie daarvoor ook altijd op zoek zijn naar gemotiveerde mensen. Zo houdt je de deur op een kier
  • Mensen die alsnog willen weten waarom je hen niet hebt uitgekozen, kun je aangeven dat ze kunnen bellen. Zij hebben net dat extra beetje aandacht nodig.
  • Wens ze succes bij verdere pogingen. Je kunt zelfs aangeven (zie het voorbeeld hieronder) dat je zoveel goede en gemotiveerde CV’s en brieven hebt gezien dat het niet anders kan dan dat mensen snel ergens anders aan de slag kunnen.

Correct afwijzen is een vak apart

Iemand zich goed laten voelen over een afwijzing is natuurlijk lastiger dan enkel de bovengenoemde stappen volgen. Door na te gaan hoe jij zelf behandeld zou willen worden, kom je volgens mij al een heel eind. Door positief te blijven, voorkom je dus onvrede bij potentiële werknemers en klanten. En dat is waar je het als communicatiemanager voor doet, maar waar ook de HR-afdeling het voor zou moeten doen.

Tot slot sluit ik graag af met een afwijzing die ik erg goed vond. Ik had gesolliciteerd bij de Brabantse Milieufederatie maar ben het duidelijk niet geworden. En toch heb ik daar geen vervelend gevoel aan over gehouden. En dat komt grotendeels door deze afwijzing. (klik op de afbeelding om hem in zijn geheel te kunnen lezen)

Voorbeeld goede afwijzing sollicitant
Een voorbeeld van een goede afwijzingsmail

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *